1. Definities
Deze voorwaarden zijn van toepassing op de verhuur van de verschillende accommodaties en alle overige dienstverlening die door of namens Bibliotheek Theek 5 wordt verricht. Het betreft de volgende accommodaties en ruimtes van bibliotheek Theek 5: Steve Jobs ruimte, In between ruimte en Regiekamer.
Met overige dienstverlening wordt bedoeld:
- de inzet van personeel
- de inzet van middelen
Onder huurder wordt verstaan iedere natuurlijke dan wel rechtspersoon die huurt bij of dienstverlening afneemt van Bibliotheek Theek 5. Dit geschiedt op basis van schriftelijk vastgelegde afspraken.
2. Overeenkomsten
Middels het opdrachtformulier wordt cliënt op de hoogte gesteld van alle kosten welke aan de beoogde activiteit verbonden zijn.
Wijzigingen en/of aanvullingen in het opdrachtformulier komen alleen tot stand zodra Bibliotheek Theek 5 deze schriftelijk aan cliënt kenbaar heeft gemaakt en de cliënt deze schriftelijk heeft bevestigd. Indien cliënt voor de beoogde activiteit zaken nodig heeft die Bibliotheek Theek 5 bij derden moet huren, zullen deze zaken pas gehuurd worden wanneer cliënt de offerte akkoord heeft bevonden.
De kosten voor het huren van dit alles komen voor rekening van cliënt. In elk opdrachtformulier staat een termijn vermeld waarna deze komt te vervallen. Indien niet binnen de in het formulier genoemde termijn wordt gereageerd dan vervallen eventuele opties op data dan wel vastgelegde data en wordt er vanuit gegaan dat de beoogde activiteit geen doorgang zal vinden.
Annuleringsvoorwaarden: In geval van annulering is de navolgende vergoeding aan Bibliotheek Theek 5 verschuldigd: minder dan 48 uur voor de gereserveerde datum: 100% van de overeengekomen huur voor zowel de ruimte(s) alsmede de overeengekomen kosten van eventuele faciliteiten en/of materialen; Annulering kan zowel schriftelijk als per mail geschieden.
3. Tarieven, prijzen en betaling
De huurprijzen alsmede de prijzen van de overige dienstverlening zijn vastgelegd in een tarieflijst. Alleen de prijzen in deze tarieflijst gelden. De tarieflijst kan op verzoek worden overgelegd.
Voor het huren van accommodaties, ruimtes en dienstverlening gelden dagdeelprijzen, mits anders is aangegeven op de tarieflijst.
De tarieflijst wordt elk jaar per 1 januari van dat jaar geïndexeerd. In het geval dat (contractuele) afspraken gemaakt worden voor de aanvang van een nieuw kalenderjaar ten behoeve van een activiteit in het nieuwe kalenderjaar, geldt dat de prijs berekend wordt zoals deze t.b.v. het nieuwe kalenderjaar vastgesteld is of wordt. Bibliotheek Theek 5 zal hiertoe de cliënt binnen vier weken na vaststelling van de indexering op de hoogte stellen van de nieuwe prijs. Annulering van een evenement is dan mogelijk binnen vier weken; alleen dan zijn aan deze annulering geen kosten verbonden.
Er gelden twee prijzen voor het huren van accommodaties en ruimtes. Het betreft:
- een prijs voor commerciële activiteiten
- een prijs voor niet-commerciële activiteiten
Door de bibliotheek wordt bepaald in welke categorie de activiteit, waarvoor een accommodatie of ruimte wordt gehuurd, valt. Dit gebeurt altijd met kennisgeving naar de cliënt waarbij de motivatie waarom voor een bepaald tarief wordt gekozen mondeling of schriftelijk aan de cliënt kenbaar wordt gemaakt.
Een dagdeel houdt in ochtend, middag of avond
Voor de verschuldigde huur en/of eventuele extra kosten stuurt Bibliotheek Theek 5 een factuur. De directie van de bibliotheek kan in voorkomende gevallen bepalen dat er een voorschotfactuur wordt verstuurd.
Het bedrag van een factuur dient binnen 14 dagen na ontvangst bijgeschreven te zijn op bankrekeningnummer NL69 RABO 011568867 t.n.v. Stichting Bibliotheek Theek 5 onder vermelding van het factuurnummer.
4. Ruimtes
Cliënt dient er zorg voor te dragen dat de door cliënt meegebrachte materialen op de dag van de activiteiten(en) worden aangeleverd en afgevoerd.
Schade aan de accommodatie en/of faciliteiten, veroorzaakt door cliënt, haar medewerk(st)ers of bezoek (st)ers tijdens de huurperiode komt geheel voor rekening van cliënt. Dit geldt ook voor extra schoonmaakkosten.
Voor het aanbrengen van materiaal aan wanden en plafonds dient vooraf schriftelijk toestemming te worden verkregen. Indien deze toestemming is verleend dient cliënt er zorg voor te dragen dat deze materialen weer verwijderd worden op het einde van de dag dat het evenement plaatsvindt, dan wel aan het einde van de overeengekomen huurtermijn.
5. Veiligheid
Alle betrokkenen bij een verhuring verplichten zich te houden aan de huisregels van Bibliotheek Theek 5 en aan de algemeen geldende brandweervoorschriften (informatie hierover is verkrijgbaar bij de Brandweer Oosterhout).
6. Overige bepalingen
Binnen Bibliotheek Theek 5 is de mogelijkheid aanwezig van het gebruik van een horecavoorziening. Hier is derhalve niet toegestaan om meegebrachte spijzen of dranken binnen de accommodatie van Bibliotheek Theek 5 te nuttigen, te verkopen of te verstrekken. Indien horeca-voorziening gewenst is, dient cliënt dit minimaal één maand van te voren dan wel direct bij boeking te laten weten.
Indien door wet- of regelgeving dan wel voortschrijdend inzicht de hierboven genoemde voorwaarden veranderen zal Bibliotheek Theek 5 hiervan zo spoedig mogelijk melding maken aan cliënt. Hierbij geldt dat het zaken betreft waarvan cliënt niet op de hoogte kan zijn (bijvoorbeeld hinderwetvergunning, wijziging openings- en sluitingstijdenwet, e.d.). Algemene aanpassingen, zoals verandering van het BTW tarief per bepaalde ingangsdata hoeft Bibliotheek Theek 5 niet separaat aan cliënt te melden.
Over toeslagen wordt geen korting verleend.
Op alle huurtarieven is het hoge BTW-tarief van toepassing, mits anders vermeld. Over zaken welke door de huurder van belang worden geacht maar waarin bovenstaande voorwaarden niet voorzien dient contact opgenomen te worden met de directie van Bibliotheek Theek 5. In alle gevallen beslist de directie van de bibliotheek.
Op overeenkomsten is het Nederlands recht van toepassing.
Oosterhout, april 2020
De directie van Bibliotheek Theek 5